Какой бы формы собственности не была организация, ее жизнедеятельность нельзя представить без кадрового делопроизводства. В каждой фирме постоянно наблюдается движение кадров (прием и увольнение сотрудников, отправка в отпуск или командировку и т.д.). Каждое из данных действий должно сопровождаться заполнением соответствующих документов, что в свою очередь требует от специалистов кадрового делопроизводства не только времени, внимания и усидчивости, но и особых знаний, в частности касающихся изменений в законодательстве.
Трудовой кодекс РФ предусматривает целый ряд требований и правил к кадровому делопроизводству, к тому же он постоянно дополняется новыми статьями. Грамотное документирование каждого процесса управления персоналом организаций занимает далеко не последнее место в ТК. В основном, статьи трудового кодекса в области кадрового делопроизводства делают акцент на следующие моменты:
- из обращения удаляется ряд документов, которые на протяжении долгих лет использовались кадровыми работниками и появляются новые документы;
- сотрудники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства, должны предоставлять по первому требованию необходимые документы государственным органам труда при осуществлении специальных проверок;
- в случае трудовых споров должны рассматривать соответствующие документы по личному составу.
Для того, чтоб не столкнуться с проблемами во время проверок, а также с целью сокращения времени на обработку данных, специалисты в области кадрового делопроизводства должны четко представлять порядок оформления и хранения документов. К обязательным документам кадровой службы, в первую очередь, относятся локальные нормативные акты. Данный вид документов разрабатывается с целью регламентации трудовых отношений в каждой организации и установления работодателем условий труда в соответствии с законодательными актами.
Документация по личному составу также относится к обязательным документам, и создается в процессе исполнения кадровыми работниками своих обязанностей в области документирования работы с сотрудниками организации.
Работники кадровой службы должны четко уяснить, какие виды документов по личному составу и виды локально-нормативных актов необходимо создавать на предприятии, а главное, они должны соответствовать ТК и особенностям деятельности самой фирмы. Так, особое внимание необходимо уделять документам, которые заполняются при приеме (найме) персонала. К примеру, работодатель должен четко знать порядок и требования к оформлению трудового договора. Также, Трудовым кодексом предусматривается ряд ограничений по приему на работу, (в большей степени эти ограничения касаются несовершеннолетних работников) игнорирование которых может привести к несению ответственности в лице организации. При оформлении на работу следует избегать типичных ошибок, которые в основном проявляются в виде несоответствия наименования должностей, указываемых в разных кадровых документах.
К операциям, производимым с персоналом организации, относится и увольнение. Данная процедура характеризуется рядом особенностей, которые необходимо знать работодателю. Ознакомиться с общим порядком оформления расторжения трудового договора можно в ТК РФ. В общем виде, увольнение персонала оформляется соответствующим приказом. В случае, если увольняемый работник не осведомлен об отстранении от работы или же не желает ознакамливаться с соответствующими документами, то на приказе делается специальная запись. По факту увольнения в трудовой книжке бывшего работника организации вносится запись, описывающая причину увольнения, в точном соответствии с формулировкой ТК.
Ведение и хранение трудовых книжек также требует от кадровых работников специальных знаний. Ведь записи в трудовой книжке являются основой для определения ставки заработной платы работника, а также позволяют решать возникающие вопросы при оформлении трудовых отношений (к примеру, исчисление трудовой пенсии).
Наличие трудовой книжки позволяет работнику зарегистрироваться в качестве безработного в органах, занимающихся вопросами занятости населения.
Главным условием принятия к учету трудовой книжки в организации является ее подлинность. К сожалению, некоторые недобросовестные работники предъявляют по месту требования фальшивые трудовые книжки. О методах распознавания фальшивых документов, а также об основных вопросах, касающихся кадрового делопроизводства можно узнать на специальном курсе повышения квалификации. Данный курс проводится с целью базового ознакомления заинтересованных лиц с деятельностью кадровых работников. Более обширный курс по кадровому делопроизводству рекомендуется проходить самим кадровым работникам, которые не имеют возможности самостоятельно ознакомиться с новыми правилами и требованиями в области кадрового делопроизводства.
.gif)
